كيف تدير التسجيل والحضور لمؤتمر

الدعوات والتسجيل وتسجيل الحضور برمز QR وتقرير الحضور، في مكان واحد.

دليل لمنظمي الفعاليات

إدارة أي مؤتمر تعني التعامل مع ثلاث قوائم لا تتطابق أبدًا: من دُعي، ومن سجّل، ومن حضر فعلًا. يوضح لك هذا الدليل كيف تجمع القوائم الثلاث في مكان واحد، من أول دعوة حتى تقرير الحضور.

ما الذي تحتاج إليه قبل فتح باب التسجيل؟

ضيوفك في دفتر عناوين واحد، بأسمائهم بلغتين، مثل العربية والإنجليزية، كي لا يُدعى أحد مرتين.
وسوم لكل فئة تدعوها، مثل المتحدثين أو الشركاء أو الإعلاميين أو الطلبة.
الفعالية نفسها: العنوان والتاريخ والمكان، ووصف مع مرفقات وصورة ترويسة للبريد الإلكتروني.
حتى خمسة حقول تسجيل مخصصة، إن احتجت إلى أكثر من الاسم وبيانات التواصل.

كيف يسجّل الضيوف؟

أمامك طريقان، ومعظم المؤتمرات تجمع بينهما. افتح رابط تسجيل عامًا ورمز QR لكل من يحق له التسجيل، وأرسل دعوات شخصية لمن تختارهم حسب الوسم أو نوع الضيف، مثل كبار الشخصيات (VIP) أو المتحدثين أو الضيوف. تُرسل الدعوات بالعربية أو الإنجليزية من نطاقك الخاص عبر خادم SMTP أو Mailgun أو Mailchimp (Mandrill).

كيف تعرف من سيحضر؟

يُسجَّل كل رد على اسم الضيف: مؤكد أو مبدئي أو معتذر أو لم يرد. ويمكن للضيوف إضافة الفعالية إلى تقويم Google أو Outlook، وإذا تغيّر الموعد أو المكان وصل التحديث إلى جميع المدعوين.

كيف يسير تسجيل الحضور يوم الفعالية؟

يمسح فريقك رمز QR الخاص بكل ضيف، أو يسجّل الضيوف حضورهم بأنفسهم.
يُسجَّل القادمون دون دعوة مسبقة في الحال، ويُضافون إلى القائمة نفسها.
تظهر بيانات الضيف عند تسجيل حضوره، ويمكن طباعة بطاقات الدخول.
في المؤتمرات متعددة الجلسات، يمكن تسجيل حضور الضيف حتى خمس مرات، كما يمكن التراجع عن أي تسجيل.

ماذا يكون بين يديك عند انتهاء الفعالية؟

يُحدَّث الحضور لحظةً بلحظة مع وصول الضيوف، فيكون تقرير الدعوات وملخص الحضور جاهزَين فور انتهاء الفعالية. وتُحفظ مشاركة كل ضيف في سجل جهة الاتصال الخاصة به، فتنطلق قائمة الدعوات التالية، أو حملة الشكر لكل من حضر، من وقائع موثّقة لا من الذاكرة.